- Hotline: 0901.877.158
- Email: info@inpa.com.vn
Để kho hàng vận hành trơn tru, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp cần xây dựng và tuân thủ chặt chẽ các quy định trong sắp xếp hàng hóa. Đây là nền tảng quan trọng giúp kiểm soát tồn kho chính xác, đảm bảo an toàn lao động và tối ưu không gian lưu trữ. Dưới đây là một số quy định về cách sắp xếp hàng hóa trong kho:
Hàng hóa phải được phân loại rõ ràng theo chủng loại, mã hàng, tính chất và phương thức bảo quản.
Không xếp hàng trực tiếp xuống sàn, cần sử dụng pallet hoặc hệ thống kệ kho phù hợp.
Lối đi trong kho phải thông thoáng, đảm bảo xe nâng và nhân sự di chuyển an toàn.
Tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, tải trọng kệ, chiều cao xếp hàng.
Hàng hóa có hạn sử dụng, hàng dễ hư hỏng phải được quản lý theo nguyên tắc riêng.
Khu vực hàng lỗi, hàng hoàn trả cần được tách biệt rõ ràng với hàng đạt chuẩn.
Việc tuân thủ đầy đủ các quy định sắp xếp hàng hóa trong kho không chỉ giúp kho vận hành an toàn, hiệu quả mà còn tạo tiền đề vững chắc để doanh nghiệp triển khai các phương pháp quản lý kho hiện đại và bền vững trong dài hạn.
Việc sắp xếp kho hàng một cách khoa học và có hệ thống không chỉ giúp kho vận hành gọn gàng mà còn mang lại nhiều giá trị thiết thực cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số ích của việc sắp xếp hàng hóa trong kho mà bạn cần biết:
Tối ưu không gian lưu trữ: Hàng hóa được bố trí hợp lý giúp khai thác tối đa diện tích kho hiện có, hạn chế tình trạng lãng phí không gian và giảm chi phí đầu tư, mở rộng kho mới.
Rút ngắn thời gian xuất – nhập hàng: Khi mỗi loại hàng đều có vị trí rõ ràng, nhân viên dễ dàng tìm kiếm, bốc xếp và luân chuyển hàng hóa nhanh chóng, từ đó đẩy nhanh tiến độ xử lý đơn hàng.
Hạn chế thất thoát và nhầm lẫn: Sắp xếp kho khoa học giúp giảm sai sót trong quá trình kiểm kê, lấy nhầm hàng hoặc giao thiếu, giao sai, góp phần nâng cao độ chính xác trong vận hành.
Bảo quản hàng hóa tốt hơn: Hàng hóa được lưu trữ đúng quy chuẩn, đúng điều kiện sẽ hạn chế hư hỏng, ẩm mốc, hết hạn sử dụng hoặc suy giảm chất lượng, đặc biệt quan trọng với hàng thực phẩm và hàng tiêu dùng nhanh.
Nâng cao năng suất lao động: Quy trình làm việc rõ ràng, khoa học giúp nhân viên thao tác thuận tiện hơn, giảm thời gian di chuyển và công sức, từ đó tăng hiệu quả làm việc tổng thể.
Hỗ trợ quản lý tồn kho chính xác: Kho được sắp xếp bài bản giúp việc theo dõi số lượng, tình trạng hàng tồn trở nên minh bạch, dễ kiểm soát và hỗ trợ tốt cho công tác thống kê, báo cáo.
Đối với các kho hàng quy mô lớn như kho thực phẩm, kho sản xuất hay kho thương mại điện tử, việc sắp xếp kho bài bản không chỉ là giải pháp tối ưu vận hành mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh lâu dài.
Áp dụng đúng nguyên tắc xếp hàng không chỉ giúp kho vận hành trơn tru mà còn hạn chế rủi ro tồn kho, hư hỏng và thất thoát. Dưới đây là 4 nguyên tắc xếp hàng trong kho được sử dụng phổ biến hiện nay, tùy theo đặc thù hàng hóa và mô hình vận hành.
FIFO là nguyên tắc cơ bản và phổ biến nhất trong quản lý kho. Theo đó, lô hàng nhập kho trước sẽ được ưu tiên xuất kho trước.
Nguyên tắc này đặc biệt phù hợp với các loại hàng hóa có thời hạn sử dụng, dễ xuống cấp theo thời gian như thực phẩm, đồ uống, dược phẩm, mỹ phẩm… Việc áp dụng FIFO giúp hạn chế tình trạng hàng tồn kho lâu ngày, giảm nguy cơ hư hỏng và hết hạn, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay khách hàng.
Khác với nguyên tắc FIFO, nguyên tắc LIFO ưu tiên xuất kho những lô hàng vừa nhập gần nhất.
LIFO thường được áp dụng cho các loại hàng hóa không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho như vật liệu xây dựng, linh kiện cơ khí, sắt thép hoặc hàng hóa có tính đồng nhất cao. Cách sắp xếp này giúp thao tác xuất – nhập nhanh chóng, giảm thời gian di chuyển trong kho, đặc biệt phù hợp với kho có không gian hạn chế hoặc hàng xếp chồng.
FEFO là nguyên tắc nâng cao của FIFO, trong đó hàng hóa có ngày hết hạn sớm nhất sẽ được ưu tiên xuất kho trước, không phụ thuộc vào thời điểm nhập kho.
Nguyên tắc này cực kỳ quan trọng đối với kho thực phẩm, dược phẩm, hóa chất hoặc các sản phẩm có hạn sử dụng nghiêm ngặt. FEFO giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hạn dùng, hạn chế tối đa hàng quá date, giảm tổn thất và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn, vệ sinh.
Trong thực tế vận hành kho, nguyên tắc này thường được hiểu là hàng đặt ở vị trí ngoài cùng, trên cùng hoặc dễ lấy nhất sẽ được xuất trước.
Nguyên tắc này phù hợp với các kho hàng có hình thức lưu trữ đơn giản, không yêu cầu kiểm soát hạn sử dụng hoặc vòng đời sản phẩm. Tuy nhiên, nếu áp dụng cho hàng có hạn dùng, doanh nghiệp cần kết hợp với kiểm soát tồn kho chặt chẽ để tránh rủi ro tồn đọng hàng cũ.
Không có nguyên tắc xếp hàng nào là “tốt nhất” cho mọi loại kho. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất hàng hóa, quy mô kho, tần suất xuất – nhập và ngành nghề kinh doanh để lựa chọn hoặc kết hợp linh hoạt các nguyên tắc FIFO, LIFO và FEFO, từ đó xây dựng hệ thống kho thông minh, hiệu quả và bền vững.
>> Tham khảo: Tổ chức kho hàng theo nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO hiệu quả
Để kho hàng vận hành ổn định, giảm sai sót và tối ưu chi phí lưu kho, doanh nghiệp không thể sắp xếp hàng hóa một cách cảm tính hay ngẫu nhiên. Việc xếp hàng trong kho cần được xây dựng dựa trên nguyên tắc khoa học, đồng bộ giữa bố trí mặt bằng, hệ thống kệ, đặc tính hàng hóa và quy trình quản lý. Dưới đây là những cách sắp xếp kho hàng được đánh giá là hiệu quả, dễ áp dụng và phù hợp với nhiều mô hình kho hiện nay.
Đánh dấu vị trí là nền tảng quan trọng nhất trong quản lý và sắp xếp kho hàng. Mỗi khu vực trong kho cần được phân chia rõ ràng theo từng dãy kệ, tầng kệ, ô kệ và lối đi, kèm theo mã vị trí, biển chỉ dẫn hoặc ký hiệu màu sắc dễ nhận biết. Khi vị trí được đánh dấu khoa học, nhân viên kho có thể nhanh chóng xác định nơi lưu trữ và lấy hàng mà không mất thời gian tìm kiếm. Đồng thời, việc này còn giúp hạn chế nhầm lẫn giữa các khu vực, hỗ trợ kiểm kê chính xác và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp phần mềm quản lý kho trong tương lai.
Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU là phương pháp phổ biến và bắt buộc đối với các kho có nhiều chủng loại sản phẩm. Mỗi mã SKU đại diện cho một sản phẩm cụ thể về kích thước, mẫu mã, quy cách hoặc lô hàng, do đó cần được bố trí tại vị trí cố định trong kho. Việc xếp hàng theo SKU giúp phân biệt rõ ràng từng loại hàng, giảm nhầm lẫn khi xuất – nhập, đồng thời tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Ngoài ra, phương pháp này còn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tồn kho, kiểm soát số lượng và hạn chế thất thoát trong quá trình vận hành.
Việc sắp xếp hàng hóa dựa trên kế hoạch xuất kho giúp tối ưu đáng kể thời gian và nhân lực bốc xếp. Những mặt hàng có lịch xuất kho sớm, hàng bán chạy hoặc đơn hàng gấp nên được đặt ở vị trí gần cửa kho, lối đi chính hoặc khu vực xuất hàng. Ngược lại, các mặt hàng lưu kho dài ngày có thể bố trí ở sâu bên trong. Cách bố trí này không chỉ giúp giảm quãng đường di chuyển của nhân viên kho mà còn hạn chế ùn tắc, rút ngắn thời gian xử lý đơn và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.
Mỗi loại hàng hóa đều có yêu cầu bảo quản khác nhau, vì vậy việc xếp hàng theo điều kiện bảo quản là yếu tố không thể bỏ qua. Doanh nghiệp cần phân loại rõ hàng bảo quản nhiệt độ thường, kho mát, kho lạnh, hàng chống ẩm hoặc hàng cần tránh ánh sáng trực tiếp. Việc xếp đúng khu vực bảo quản giúp duy trì chất lượng sản phẩm, kéo dài thời gian sử dụng và hạn chế tối đa hư hỏng, biến chất trong quá trình lưu kho. Đặc biệt với kho thực phẩm, dược phẩm hoặc hàng nhạy cảm, cách sắp xếp này đóng vai trò quyết định đến chất lượng đầu ra.
Hàng hóa trong kho cần được phân chia theo các thuộc tính đặc thù như hàng dễ vỡ, hàng nặng, hàng cồng kềnh, hàng nguy hiểm hoặc hàng có mùi. Việc phân bổ theo thuộc tính giúp đảm bảo an toàn cho cả hàng hóa và nhân sự kho, đồng thời tránh tình trạng ảnh hưởng chéo giữa các loại hàng. Ví dụ, hàng dễ vỡ cần được đặt riêng và có biện pháp bảo vệ, trong khi hàng nguy hiểm phải được bố trí ở khu vực riêng biệt, có cảnh báo rõ ràng. Cách sắp xếp này không chỉ giúp kho gọn gàng hơn mà còn giảm rủi ro trong quá trình vận hành.
Việc sắp xếp hàng hóa theo tầng kệ cần tuân thủ nguyên tắc tải trọng và an toàn. Hàng nặng, hàng kích thước lớn nên đặt ở tầng kệ thấp để thuận tiện cho xe nâng và giảm nguy cơ đổ vỡ. Trong khi đó, hàng nhẹ, hàng nhỏ gọn hoặc ít xuất kho có thể đặt ở tầng cao. Cách bố trí theo tầng kệ giúp tối ưu khả năng chịu tải của hệ thống kệ, kéo dài tuổi thọ thiết bị và đảm bảo an toàn trong suốt quá trình lưu trữ và xuất nhập hàng hóa.
Bên cạnh việc sắp xếp vật lý, doanh nghiệp cần đồng bộ vị trí SKU với phần mềm quản lý kho (WMS). Khi mỗi vị trí lưu trữ được gắn với mã SKU cụ thể trên hệ thống, việc theo dõi tồn kho sẽ diễn ra theo thời gian thực, giảm sai sót thủ công và nâng cao độ chính xác. Cách kết hợp này giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát số lượng, lịch sử xuất nhập và nhanh chóng đưa ra quyết định điều phối hàng hóa hiệu quả hơn.
Tần suất xuất kho là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc trong kho. Những mặt hàng xuất kho thường xuyên nên được bố trí ở khu vực dễ tiếp cận, gần lối đi và khu vực xuất hàng. Trong khi đó, hàng ít xuất có thể sắp xếp ở vị trí xa hơn. Việc phân chia theo tần suất giúp giảm thời gian di chuyển, tiết kiệm sức lao động và tăng năng suất làm việc cho nhân viên kho, đặc biệt trong các kho có lưu lượng xuất hàng lớn mỗi ngày.
Lối đi trong kho cần được thiết kế hợp lý, đảm bảo đủ rộng cho người và xe nâng di chuyển an toàn. Hàng hóa nên được sắp xếp dọc theo lối đi một cách ngăn nắp, không lấn chiếm hoặc cản trở giao thông nội bộ. Việc phân luồng rõ ràng giữa lối đi chính và lối phụ giúp hạn chế va chạm, giảm tai nạn lao động và duy trì dòng di chuyển liên tục trong kho. Đây là yếu tố quan trọng giúp kho hoạt động ổn định, đặc biệt với những kho có mật độ xuất nhập cao.
Hàng lỗi, hàng hư hỏng hoặc hàng chờ xử lý cần được bố trí ở khu vực riêng biệt, có biển báo rõ ràng và dễ nhận diện. Việc tách riêng khu vực này giúp tránh nhầm lẫn với hàng đạt chuẩn, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chất lượng và xử lý kịp thời. Ngoài ra, cách sắp xếp này còn giúp quá trình kiểm kê, đánh giá hàng tồn và lập kế hoạch xử lý hàng lỗi trở nên minh bạch và hiệu quả hơn.
Để đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp nên kết hợp linh hoạt nhiều phương pháp xếp hàng hóa trong kho, đồng thời đầu tư hệ thống kệ lưu trữ phù hợp và ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại. Một kho hàng được sắp xếp khoa học không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động logistics và sự phát triển bền vững lâu dài.
Trong quá trình tổ chức và sắp xếp kho hàng, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải những sai lầm phổ biến làm giảm hiệu quả vận hành, tiềm ẩn rủi ro an toàn và gia tăng chi phí quản lý. Dưới đây là các điểm quan trọng cần tránh:
Xếp hàng vượt quá tải trọng cho phép của kệ kho: Việc đặt hàng hóa quá tải không chỉ làm giảm tuổi thọ kệ mà còn tiềm ẩn nguy cơ sập đổ, gây mất an toàn cho nhân sự và thiệt hại hàng hóa.
Không phân loại hàng hóa rõ ràng: Hàng hóa không được phân loại theo chủng loại, kích thước, hạn sử dụng hoặc tần suất xuất – nhập sẽ gây khó khăn trong kiểm soát tồn kho và làm chậm quá trình lấy hàng.
Lối đi trong kho chật hẹp, thiếu an toàn: Lối đi không đảm bảo tiêu chuẩn sẽ cản trở hoạt động của xe nâng, nhân công và làm tăng nguy cơ tai nạn lao động.
Không cập nhật sơ đồ kho khi thay đổi bố trí: Sơ đồ kho không được cập nhật kịp thời khiến nhân viên khó nắm bắt vị trí hàng hóa, dễ nhầm lẫn và mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Bỏ qua khu vực hàng lỗi, hàng hoàn: Việc không tách riêng khu vực hàng lỗi, hàng trả về dễ gây nhầm lẫn với hàng đạt chuẩn, ảnh hưởng đến chất lượng xuất kho và uy tín doanh nghiệp.
Sắp xếp kho không phù hợp với quy trình xuất – nhập thực tế: Bố trí kho không tuân theo nguyên tắc FIFO/LIFO hoặc không phù hợp với luồng di chuyển hàng hóa sẽ làm phát sinh thao tác thừa và giảm hiệu suất vận hành.
Những sai sót trên nếu không được khắc phục kịp thời có thể gây gián đoạn hoạt động kho, làm tăng chi phí vận hành và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Sắp xếp kho hàng hiệu quả là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý, tối ưu chi phí và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng đúng nguyên tắc, kết hợp với hệ thống kệ kho phù hợp và quy trình khoa học sẽ giúp kho hàng vận hành ổn định, an toàn và linh hoạt. Với kinh nghiệm thực tế và giải pháp lưu trữ toàn diện, INPA cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc tư vấn – thiết kế – lắp đặt hệ thống kho hàng tối ưu, đáp ứng mọi nhu cầu lưu trữ hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp sắp xếp kho hàng hiệu quả và bền vững, INPA chính là đối tác đáng tin cậy.
