- Hotline: 0901.877.158
- Email: info@inpa.com.vn
FIFO là nguyên tắc quản lý kho được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay tại các kho thương mại, kho thực phẩm, kho lạnh, kho bán lẻ và nhiều hệ thống phân phối lớn. Đây là phương pháp đảm bảo hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước, giúp duy trì chất lượng hàng hóa ổn định và kiểm soát vòng đời sản phẩm một cách chặt chẽ.
FIFO (First In – First Out) là phương pháp xuất kho theo thứ tự thời gian. Có nghĩa là, những hàng nào nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Cách tổ chức này giúp doanh nghiệp duy trì sự luân chuyển đều đặn, đảm bảo sản phẩm không bị tồn kho lâu ngày hoặc bị lỗi thời. FIFO đặc biệt cần thiết trong những ngành hàng có hạn sử dụng, dễ hư hỏng hoặc cần kiểm soát vòng đời nghiêm ngặt.
FIFO (First In – First Out) là phương pháp quản lý kho phổ biến, đặc biệt phù hợp với hàng hóa có hạn sử dụng hoặc dễ xuống cấp theo thời gian. Hiểu rõ ưu và nhược điểm của FIFO giúp doanh nghiệp áp dụng đúng cách và khai thác tối đa hiệu quả vận hành.
Giảm nguy cơ tồn kho lâu ngày, nhờ ưu tiên xuất hàng nhập trước, từ đó giữ chất lượng sản phẩm luôn ổn định và hạn chế rủi ro hư hỏng.
Tối ưu dòng chảy hàng hóa, bảo đảm hàng hóa di chuyển liên tục, không xảy ra tình trạng tồn đọng hoặc lệch lô.
Dễ kiểm soát theo hạn dùng, đặc biệt hiệu quả cho ngành F&B, dược phẩm và FMCG nơi sản phẩm thay đổi chất lượng theo thời gian.
Giảm thất thoát và hao hụt, nhất là với hàng nhạy cảm về nhiệt độ, độ ẩm hoặc phụ thuộc vào điều kiện bảo quản.
Linh hoạt trong nhiều mô hình kho, từ kho truyền thống đến kho tự động, vì FIFO có thể kết hợp với nhiều loại kệ như kệ drive-in, kệ push-back hoặc kệ gravity.
Yêu cầu bố trí lối đi và thiết kế mặt tiền kệ khoa học, nhằm đảm bảo luân chuyển hàng đúng thứ tự mà không bị chồng chéo.
Chi phí đầu tư ban đầu có thể tăng, nếu doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống kệ chuyên dụng như kệ trượt hoặc kệ dòng chảy.
Dễ bị phá vỡ nếu kho chật hoặc quy trình không rõ ràng, dẫn đến sai lệch tồn kho, khó kiểm soát vòng đời lô hàng và gây ngưng trệ hoạt động.
Để đảm bảo FIFO vận hành đúng chuẩn, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình rõ ràng và duy trì sự nhất quán trong thao tác hàng ngày. Dưới đây là một số nguyên tắc sắp xếp hàng hóa theo phương pháp FIFO bạn nên nắm:
Bố trí kệ theo hướng nhập – xuất tách biệt, thường là nhập một đầu và xuất một đầu để dòng hàng hóa không bị giao thoa.
Dán nhãn đầy đủ cho từng lô hàng, bao gồm ngày nhập kho, hạn dùng, mã lô để dễ dàng nhận diện trong quá trình xuất hàng.
Xếp hàng mới nhập ở phía sau, giữ hàng cũ ở vị trí mặt tiền hoặc vị trí dễ lấy nhất nhằm đảm bảo đúng trình tự xuất kho.
Ứng dụng hệ thống quản lý kho (WMS) để theo dõi thứ tự lô hàng, hạn chế sai sót thủ công và hỗ trợ cảnh báo khi có lô sắp hết hạn.
Kiểm tra định kỳ hàng tồn lâu, thiết lập cảnh báo ưu tiên xuất các lô cận hạn hoặc có vòng đời dài trong kho.
Phương pháp FIFO tuy đơn giản nhưng mang lại hiệu quả lớn trong việc kiểm soát chất lượng hàng hóa, hạn chế chi phí tồn kho và tăng độ chính xác trong vận hành kho của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Quy trình quản lý kho và một số nguyên tắc quan trọng
FIFO là nguyên tắc quản lý kho được ứng dụng phổ biến nhất hiện nay tại các kho thương mại, kho thực phẩm, kho lạnh, kho bán lẻ và nhiều hệ thống phân phối lớn. Đây là phương pháp đảm bảo hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước, giúp duy trì chất lượng hàng hóa ổn định và kiểm soát vòng đời sản phẩm một cách chặt chẽ.
LIFO (Last In – First Out) là nguyên tắc mà hàng nhập sau sẽ được xuất trước. Phương pháp này thường được ứng dụng với các sản phẩm có tính chất ổn định, không phụ thuộc hạn sử dụng như vật liệu xây dựng, kim loại, linh kiện cơ khí hoặc những sản phẩm có tính đồng nhất cao.
LIFO (Last In – First Out) là phương pháp lấy hàng “nhập sau – xuất trước”, phù hợp với những kho có tần suất nhập – xuất cao hoặc ưu tiên tốc độ xử lý. Tuy nhiên, việc áp dụng LIFO cần cân nhắc kỹ vì không phải loại hàng hóa nào cũng phù hợp. Dưới đây là phân tích chi tiết về ưu và nhược điểm để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn.
Tăng tốc độ xuất kho, vì hàng mới nhập luôn nằm ở vị trí dễ tiếp cận, giúp rút ngắn thời gian thao tác.
Giảm số lần di chuyển hàng hóa, hạn chế bốc xếp không cần thiết, nhờ đó tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu suất làm việc.
Phù hợp với kho có biến động giá liên tục, giúp doanh nghiệp tính toán chi phí xuất kho sát thực tế tại thời điểm hiện tại.
Thích hợp cho kho có diện tích hẹp, nơi khó triển khai luồng hàng theo FIFO và cần ưu tiên tối ưu hóa diện tích sử dụng theo chiều sâu.
Không phù hợp với hàng có hạn sử dụng, vì hàng cũ nằm sâu bên trong dễ bị tồn lâu hoặc xuống cấp chất lượng.
Nguy cơ gây lệch dữ liệu tài chính, nếu không theo dõi chặt chẽ vòng đời lô hàng và chi phí hàng tồn kho.
Hàng tồn lâu khó kiểm soát, đặc biệt là hàng có đặc tính dễ hư hỏng hoặc phải duy trì điều kiện bảo quản nghiêm ngặt.
Dễ dẫn đến nhồi hàng, nếu quy trình nhập – xuất không rõ ràng, gây tắc nghẽn luồng di chuyển và khó kiểm soát tồn kho thực tế.
Để LIFO hoạt động hiệu quả và không gây tồn đọng hàng cũ, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc tổ chức kho chặt chẽ và minh bạch. Cụ thể:
Xếp hàng nhập trước vào sâu bên trong, giữ hàng nhập sau tại vị trí mặt tiền để thuận tiện cho việc xuất kho theo đúng quy trình.
Sử dụng các loại kệ phù hợp như kệ drive-in, drive-through hoặc kệ sâu để tối ưu dung tích lưu trữ và giảm thao tác di chuyển.
Xác định loại hàng phù hợp trước khi áp dụng, ưu tiên hàng không có hạn sử dụng hoặc không bị biến đổi chất lượng theo thời gian.
Hạn chế trộn nhiều chủng loại hàng trong cùng một dãy kệ, giúp duy trì tính nhất quán và tránh sai sót khi xuất kho.
Theo dõi tuổi đời hàng tồn kho, đánh giá định kỳ và lập kế hoạch xử lý hàng cũ nhằm tránh lão hóa, hư hỏng hoặc mất giá trị.
LIFO là phương pháp mang lại tốc độ vận hành cao và phù hợp với một số mô hình kho chuyên biệt. Tuy nhiên, để đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần xác định đúng nhóm hàng áp dụng và duy trì quy trình quản lý chặt chẽ để hạn chế rủi ro chất lượng.
Trong lĩnh vực thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm hoặc các sản phẩm nhạy cảm với thời gian sử dụng, FEFO là nguyên tắc quản lý kho gần như bắt buộc. Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hư hỏng và đảm bảo chất lượng hàng hóa luôn ở trạng thái tốt nhất khi đến tay khách hàng.
FEFO (First Expired – First Out) là phương pháp ưu tiên xuất hàng có hạn sử dụng sớm nhất, bất kể thời gian nhập kho. Điều này giúp đảm bảo không có sản phẩm nào bị quá hạn trong quá trình tồn trữ và giúp doanh nghiệp duy trì chuỗi cung ứng đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt.
FEFO (First Expired – First Out) là phương pháp ưu tiên xuất kho theo hạn sử dụng ngắn nhất, được xem là tiêu chuẩn bắt buộc trong ngành thực phẩm, dược phẩm và các nhóm hàng nhạy cảm về chất lượng. Việc áp dụng FEFO giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ vòng đời sản phẩm, nhưng cũng đòi hỏi hệ thống quản lý mạnh để vận hành hiệu quả.
Đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng, vì hàng có hạn sử dụng ngắn được xuất trước, giảm khả năng bán phải hàng cận date.
Giảm thiểu tối đa thất thoát và chi phí xử lý hàng hư hỏng, nhất là với hàng dễ biến đổi theo điều kiện bảo quản như thực phẩm tươi sống, dược phẩm hoặc mỹ phẩm.
Phù hợp với các tiêu chuẩn quản lý quốc tế như HACCP, ISO 22000, GMP—những tiêu chuẩn yêu cầu kiểm soát nghiêm ngặt về vòng đời sản phẩm.
Tối ưu phân bổ lô hàng theo nhu cầu tiêu thụ, giúp doanh nghiệp duy trì tồn kho ở mức an toàn và hạn chế tình trạng tồn đọng hàng cận hạn.
Đòi hỏi quản lý dữ liệu hạn sử dụng cực kỳ chính xác, từ lúc nhập kho đến khi xuất hàng.
Cần đầu tư hệ thống WMS, ERP hoặc phần mềm quản lý kho chuyên sâu, đặc biệt khi số lượng SKU lớn và hạn sử dụng khác nhau.
Nhân viên phải tuân thủ quy trình nghiêm ngặt, nếu sai sót có thể gây trộn lẫn lô hàng và ảnh hưởng đến an toàn sản phẩm.
Tốn thời gian hơn khi sắp xếp, nhất là với các lô hàng có hạn sử dụng không đồng nhất, bắt buộc phải phân tầng hoặc tái bố trí liên tục.
Để FEFO được triển khai đúng chuẩn và duy trì hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng, ứng dụng công nghệ và kiểm soát chặt chẽ từng lô hàng. Cụ thể:
Dán nhãn hạn sử dụng và mã lô rõ ràng, bảo đảm nhân viên dễ nhận biết trong quá trình thao tác.
Phân nhóm theo vùng hạn dùng: khu vực hàng sắp hết hạn, khu vực hạn trung bình và khu vực hạn dài nhằm tối ưu luồng di chuyển.
Ưu tiên xuất kho các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn nhất, giữ nguyên tắc xuyên suốt để giảm rủi ro tồn hàng cận date.
Kết hợp công nghệ nhận dạng như barcode, QR code, RFID hoặc cảm biến để kiểm tra hạn dùng tự động và giảm sai sót thủ công.
Sử dụng kệ phù hợp như kệ di động, kệ push-back hoặc kệ FIFO để hỗ trợ việc lấy hàng theo đúng thứ tự hạn dùng.
Phương pháp FEFO đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát chất lượng, duy trì an toàn sản phẩm và đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế trong lĩnh vực thực phẩm – dược phẩm.
>> Xem thêm: Top 10 cách quản lý kho phụ tùng ô tô hiệu quả nhất hiện nay
Ba nguyên tắc quản lý kho FIFO, LIFO và FEFO đều mang lại những giá trị riêng và phù hợp với từng loại hàng hóa khác nhau. Việc lựa chọn phương pháp đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả lưu kho, mà còn giảm chi phí, hạn chế rủi ro và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Khi được kết hợp cùng hệ thống kệ kho chất lượng, phần mềm quản lý và quy trình vận hành rõ ràng, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống kho vận chuyên nghiệp, linh hoạt và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tăng trưởng dài hạn. INPA luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc lựa chọn giải pháp lưu trữ tối ưu với các dòng kệ công nghiệp và thiết bị kho vận chất lượng cao.
