- Hotline: 0901.877.158
- Email: info@inpa.com.vn
Tổng quan về quy trình quản lý kho
Quản lý kho (warehouse management) là toàn bộ các hoạt động liên quan tới tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản, sắp xếp, kiểm kê và xuất kho hàng hóa trong kho của doanh nghiệp. Nó bao gồm từ khi hàng hóa được nhập về kho, lưu trữ, di chuyển trong kho, khi có đơn hàng thì lấy hàng, đóng gói và xuất kho, tới khi hồi trả hoặc kiểm kê định kỳ.
Quản lý kho hiệu quả yêu cầu sự phối hợp giữa con người, quy trình, thiết bị cũng như hệ thống thông tin để đảm bảo hàng hóa đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng địa điểm và đúng thời gian.
Quản lý kho là gì?
Quy trình quản lý kho không chỉ là việc sắp xếp hàng hóa mà còn là yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, hiệu suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà một hệ thống quản lý kho hiệu quả mang lại.
Tối ưu chi phí lưu kho: Khi hàng hóa lưu trữ quá lâu, doanh nghiệp phải gánh thêm chi phí diện tích, bảo quản và vốn. Quản lý kho tốt giúp rút ngắn thời gian lưu trữ, giảm hàng tồn, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
Tăng khả năng đáp ứng đơn hàng: Hàng hóa được sắp xếp khoa học, dễ truy xuất giúp nhân viên nhanh chóng tìm và xuất hàng. Điều này đảm bảo tiến độ giao hàng, nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.
Giảm rủi ro hư hỏng, hết hạn hoặc thất thoát: Một hệ thống kiểm soát kho chặt chẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa theo lô, theo hạn sử dụng, tránh tồn kho lâu ngày, giảm thiểu thất thoát và thiệt hại không đáng có.
Nâng cao tính minh bạch và hiệu quả kiểm kê: Dữ liệu kho rõ ràng giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng, vị trí hàng tồn, từ đó ra quyết định nhập – xuất hoặc điều chuyển hàng hóa kịp thời và chính xác hơn.
Hỗ trợ chuỗi cung ứng và hoạt động logistics: Kho hàng là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng. Khi quy trình quản lý kho được tối ưu, các hoạt động nhập hàng, vận chuyển và phân phối trở nên đồng bộ, giúp nâng cao hiệu quả logistics toàn hệ thống.
Vai trò của quản lý kho hiệu quả
Trong hoạt động quản lý kho, việc sắp xếp hàng hóa hợp lý đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu không gian lưu trữ, nâng cao hiệu suất làm việc và hạn chế sai sót trong quá trình xuất – nhập hàng. Để đạt được điều đó, các nhà quản lý kho cần áp dụng những nguyên tắc khoa học, đảm bảo tính hệ thống và phù hợp với đặc thù sản phẩm. Dưới đây là ba nguyên tắc phổ biến và hiệu quả nhất trong việc sắp xếp hàng hóa trong kho.
Ba nguyên tắc FIFO, LIFO và FEFO là nền tảng trong công tác quản lý luân chuyển hàng hóa. Cụ thể:
FIFO (First In – First Out) nghĩa là hàng nhập trước được xuất trước. Nguyên tắc này giúp tránh tồn kho quá lâu, đặc biệt hữu ích đối với hàng hóa có hạn sử dụng hoặc dễ hư hỏng.
LIFO (Last In – First Out) ngược lại, hàng nhập sau được xuất trước, thường áp dụng cho những mặt hàng có vòng đời ngắn hoặc có sự thay đổi nhanh về mẫu mã, công nghệ.
FEFO (First Expired – First Out) ưu tiên xuất hàng có hạn sử dụng gần nhất, phù hợp với ngành thực phẩm, dược phẩm hoặc mỹ phẩm.
Việc lựa chọn nguyên tắc phù hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm, giảm thiểu rủi ro hư hỏng, đồng thời duy trì dòng chảy hàng hóa ổn định trong kho.
Nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO
SKU (Stock Keeping Unit) là mã nhận diện riêng cho từng loại sản phẩm, dựa trên các đặc điểm như kích thước, màu sắc, kiểu dáng hoặc nhà cung cấp. Sắp xếp kho theo SKU giúp việc tra cứu, kiểm kê và quản lý tồn kho trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Mỗi SKU được gán vị trí cố định trong kho, có thể đánh dấu bằng mã vạch hoặc QR code để hỗ trợ tự động hóa. Cách sắp xếp này đặc biệt hiệu quả với doanh nghiệp có danh mục hàng hóa phong phú, tránh nhầm lẫn giữa các sản phẩm tương tự nhau và giúp tối ưu quy trình xuất nhập hàng.
Sắp xếp kho theo SKU
Tiêu chuẩn 5S xuất phát từ Nhật Bản, bao gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Áp dụng 5S trong sắp xếp kho giúp tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và an toàn.
Sàng lọc: Loại bỏ những vật dụng, hàng hóa không cần thiết.
Sắp xếp: Bố trí hàng hóa theo trật tự, dễ tìm – dễ lấy – dễ trả.
Sạch sẽ: Giữ vệ sinh khu vực lưu trữ, giảm nguy cơ hư hỏng hàng.
Săn sóc: Duy trì quy trình 5S thường xuyên.
Sẵn sàng: Hình thành thói quen tuân thủ quy định trong mọi hoạt động kho.
Nhờ áp dụng 5S, doanh nghiệp không chỉ tối ưu diện tích và thời gian làm việc mà còn nâng cao tinh thần và ý thức trách nhiệm của nhân viên kho.
Sắp xếp kho theo tiêu chuẩn 5S
Một quy trình quản lý kho không chỉ là chuỗi thao tác kỹ thuật, mà là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nguồn lực, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành. Khi được xây dựng và vận hành bài bản, quy trình này mang lại nhiều giá trị thiết thực, trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng.
Việc tiếp nhận, lưu trữ và xuất hàng theo quy trình chuẩn giúp hàng hóa được bảo quản trong điều kiện phù hợp, hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng, thất lạc hoặc hết hạn sử dụng. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí phát sinh từ hàng lỗi, hàng trả lại hay chi phí xử lý tồn kho. Một kho hàng được quản lý khoa học cũng giúp dễ dàng truy xuất nguồn gốc, nâng cao tính minh bạch và chuyên nghiệp trong vận hành.
Khi hàng hóa được sắp xếp rõ ràng, hệ thống định vị chính xác và quy trình lấy hàng nhanh chóng, đội ngũ vận hành có thể xử lý đơn hàng chính xác và kịp thời hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực mà còn tăng mức độ hài lòng của khách hàng — yếu tố then chốt để củng cố uy tín thương hiệu và thúc đẩy doanh thu bền vững.
Một hệ thống quản lý kho hiệu quả cho phép doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho thực tế, tốc độ nhập – xuất và xu hướng tiêu thụ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh tồn kho quá lớn gây lãng phí chi phí lưu trữ, hoặc thiếu hàng làm gián đoạn chuỗi cung ứng. Sự cân bằng này giúp dòng tiền ổn định và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh tổng thể.
>> Xem thêm: Một số kỹ năng cần có của vị trí quản lý kho hàng
Lợi ích của việc thiết lập quy trình quản lý kho hiệu quả
Quản lý kho hàng là một khâu trọng yếu trong hoạt động logistics, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, kiểm soát và luân chuyển hiệu quả. Một quy trình quản lý kho bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng suất vận hành. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình quản lý kho hàng.
Nhập kho là giai đoạn đầu tiên trong quy trình quản lý kho, khi hàng hóa được tiếp nhận từ nhà cung cấp hoặc bộ phận sản xuất. Nhân viên kho sẽ kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa so với chứng từ giao nhận để đảm bảo tính chính xác. Sau khi kiểm tra, hàng hóa được dán nhãn, cập nhật vào hệ thống quản lý và sắp xếp vào vị trí lưu trữ phù hợp.
Lưu kho là quá trình bảo quản hàng hóa trong kho nhằm duy trì chất lượng và sẵn sàng cho các hoạt động tiếp theo. Công tác lưu kho cần tuân thủ quy định về điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm, an toàn phòng cháy chữa cháy, v.v.). Đồng thời, hàng hóa được bố trí khoa học theo nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy và dễ kiểm soát, giúp tối ưu không gian lưu trữ và giảm thời gian thao tác.
Khi có yêu cầu từ bộ phận bán hàng hoặc sản xuất, nhân viên kho tiến hành lấy hàng theo phiếu xuất hoặc lệnh giao hàng. Quá trình này đòi hỏi độ chính xác cao để tránh sai sót trong việc chọn nhầm sản phẩm, số lượng hoặc lô hàng. Việc ứng dụng mã vạch, QR code hay hệ thống quản lý kho (WMS) giúp nâng cao hiệu quả và hạn chế nhầm lẫn trong khâu này.
Xuất kho là bước hàng hóa được đưa ra khỏi kho để chuyển giao cho khách hàng, đại lý hoặc các bộ phận khác. Nhân viên kho phải đối chiếu kỹ lưỡng thông tin đơn hàng, lập chứng từ xuất kho và ghi nhận lại trong hệ thống. Việc kiểm soát chặt chẽ khâu xuất kho giúp tránh thất thoát và hỗ trợ công tác kế toán, thống kê sau này.
Hoàn hàng diễn ra khi hàng hóa bị trả lại do lỗi, hư hỏng, sai quy cách hoặc tồn đọng sau khi giao. Quy trình này bao gồm tiếp nhận hàng hoàn, kiểm tra tình trạng, phân loại hàng có thể tái sử dụng hoặc cần loại bỏ. Tất cả thông tin phải được cập nhật đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong sổ sách kho.
Kiểm kê kho là hoạt động được thực hiện định kỳ nhằm đối chiếu giữa số liệu thực tế và dữ liệu trên hệ thống. Việc kiểm kê giúp phát hiện kịp thời sai lệch, thất thoát hoặc hư hỏng hàng hóa, từ đó có biện pháp khắc phục phù hợp. Đây cũng là căn cứ quan trọng cho các báo cáo tài chính và quyết định quản trị kho.
Bước cuối cùng trong quy trình là tổng hợp và phân tích dữ liệu kho để lập các báo cáo thống kê. Báo cáo bao gồm tình hình nhập – xuất – tồn, tỷ lệ luân chuyển hàng hóa, hàng cận hạn hoặc chậm luân chuyển. Những thông tin này giúp ban quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động kho, lập kế hoạch cung ứng và điều chỉnh chiến lược tồn kho hợp lý.
Các bước trong quy trình quản lý kho hàng
Trong kỷ nguyên Công nghiệp 4.0, hoạt động quản lý kho hàng đang trải qua một cuộc cách mạng mạnh mẽ nhờ vào việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến. Những giải pháp hiện đại như xe tự hành, hệ thống lưu kho tự động hay robot cộng tác không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn nâng cao hiệu quả, giảm sai sót và chi phí nhân công. Dưới đây là ba công nghệ tiêu biểu đang được triển khai rộng rãi trong các kho hàng thông minh hiện nay.
Xe tự hành AGV là thiết bị vận chuyển hàng hóa tự động, có khả năng di chuyển trong kho mà không cần người điều khiển trực tiếp. Chúng được dẫn đường bằng các công nghệ như cảm biến laser, từ trường, hoặc bản đồ định vị ảo (SLAM), giúp xe xác định chính xác vị trí và lộ trình di chuyển an toàn.
Tự động hóa vận chuyển nội bộ: Giúp giảm thời gian di chuyển hàng hóa giữa các khu vực lưu trữ và sản xuất.
Tăng độ chính xác và an toàn: Nhờ cảm biến và hệ thống điều hướng thông minh, xe có thể tránh va chạm và hoạt động ổn định trong môi trường phức tạp.
Giảm chi phí nhân công: AGV có thể làm việc liên tục 24/7 mà không cần nghỉ ngơi, giúp tiết kiệm chi phí dài hạn.
AGV thường được sử dụng để vận chuyển pallet, thùng hàng, nguyên liệu trong các kho hàng, trung tâm phân phối hoặc nhà máy sản xuất của các tập đoàn lớn như Amazon, Samsung, và Vinamilk.
Xe tự hành AGV
Hệ thống kho AS/RS hay còn gọi là kệ kho thông minh là hệ thống lưu trữ và truy xuất hàng hóa hoàn toàn tự động, sử dụng robot hoặc thiết bị cơ khí để đưa hàng vào hoặc lấy hàng ra khỏi các vị trí lưu trữ trong kho. Hệ thống này được tích hợp với phần mềm quản lý kho (WMS) để theo dõi, định vị và điều phối hoạt động chính xác đến từng đơn vị hàng.
Tối ưu hóa không gian lưu trữ: AS/RS có thể sắp xếp hàng hóa theo chiều cao và mật độ cao, tận dụng tối đa diện tích kho.
Tốc độ xử lý nhanh và chính xác: Hệ thống tự động giúp giảm thiểu sai sót trong nhập – xuất hàng, đồng thời rút ngắn thời gian thao tác.
Kết nối dữ liệu thời gian thực: Giúp nhà quản lý theo dõi trạng thái hàng hóa, vị trí lưu trữ và tình trạng tồn kho một cách tức thì.
AS/RS được sử dụng trong các trung tâm logistics hiện đại, kho hàng của doanh nghiệp sản xuất ô tô, điện tử và thương mại điện tử, nơi yêu cầu tốc độ và độ chính xác cao.
Hệ thống lưu kho và truy xuất tự động AS/RS
Robot cộng tác, hay Cobots, là thế hệ robot có khả năng làm việc cùng con người trong cùng một không gian mà không cần rào chắn bảo vệ. Chúng được thiết kế để hỗ trợ các tác vụ lặp lại, nặng nhọc hoặc có nguy cơ gây chấn thương cho người lao động.
Tăng hiệu quả và năng suất lao động: Cobots có thể làm việc liên tục, hỗ trợ con người trong các khâu như đóng gói, bốc xếp, kiểm hàng, dán nhãn,...
Linh hoạt và dễ lập trình: Nhờ công nghệ cảm biến và trí tuệ nhân tạo, robot có thể nhanh chóng thích nghi với quy trình hoặc sản phẩm mới.
An toàn khi tương tác: Cobots được trang bị cảm biến lực giúp phát hiện và dừng hoạt động khi có tiếp xúc bất ngờ, đảm bảo an toàn cho con người.
Trong kho hàng của các công ty như DHL hay Shopee Xpress, cobots được triển khai để làm việc cùng nhân viên trong khâu phân loại và đóng gói, giúp tăng gấp đôi năng suất mà vẫn đảm bảo tính linh hoạt trong vận hành.
Robot cộng tác (Cobots) trong quản lý kho hàng
Một quy trình quản lý kho không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ hàng hóa mà là một quá trình chiến lược – từ nhập kho, lưu kho, lấy hàng, xuất kho, hoàn hàng cho tới kiểm kê và báo cáo. Khi doanh nghiệp áp dụng đúng nguyên tắc sắp xếp (như FIFO, LIFO, FEFO), sắp xếp theo SKU, theo tiêu chuẩn 5S, kết hợp với quy trình rõ ràng, sẽ đạt hiệu quả cao trong vận hành kho. Đồng thời, tận dụng các công nghệ quản lý kho 4.0 như AGV, AS/RS, robot cộng tác sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng năng lực cạnh tranh, giảm chi phí, tăng tính linh hoạt và đáp ứng tốt hơn nhu cầu biến động của thị trường. Vì vậy, đối với bất cứ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ thì việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, hiện đại đều là đầu tư xứng đáng cho sự phát triển bền vững
