- Hotline: 0901.877.158
- Email: info@inpa.com.vn
Quản lý hàng tồn kho (Inventory Management) là quá trình giám sát, kiểm soát và tối ưu lượng hàng hóa trong kho của doanh nghiệp – bao gồm việc nhập, lưu trữ, sử dụng và xuất hàng. Mục tiêu của hoạt động này là đảm bảo lượng hàng tồn luôn duy trì ở mức hợp lý: đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất – kinh doanh nhưng không dư thừa gây lãng phí.
Trong môi trường sản xuất – logistics hiện nay, quản lý hàng tồn kho đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Một hệ thống quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, giảm chi phí lưu kho, hạn chế hàng lỗi thời và nâng cao khả năng phục vụ khách hàng.
Hàng tồn kho là yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, giúp đảm bảo chuỗi cung ứng diễn ra liên tục và ổn định. Tùy theo đặc thù ngành nghề và quy trình sản xuất, hàng tồn kho có thể được chia thành nhiều loại khác nhau. Dưới đây là các loại hàng tồn kho phổ biến mà doanh nghiệp thường quản lý.
Nguyên vật liệu thô là những vật tư đầu vào được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh. Đây có thể là thép, nhựa, gỗ, vải, hóa chất hoặc các linh kiện điện tử tùy theo ngành nghề. Doanh nghiệp cần quản lý tốt loại hàng tồn kho này để đảm bảo không bị thiếu hụt trong quá trình sản xuất, đồng thời tránh việc trữ quá nhiều gây lãng phí vốn.
Hàng đang sản xuất (Work-in-Process – WIP) là các sản phẩm đang ở giai đoạn hoàn thiện dở dang trong dây chuyền sản xuất. Đây là loại hàng tồn kho thể hiện giá trị của nguyên vật liệu, nhân công và chi phí sản xuất đã được đầu tư nhưng chưa tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh. Việc kiểm soát hiệu quả hàng đang sản xuất giúp doanh nghiệp tối ưu tiến độ và giảm thiểu chi phí tồn đọng.
Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn thiện, sẵn sàng để xuất bán hoặc phân phối ra thị trường. Loại hàng tồn kho này đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời và duy trì dòng doanh thu ổn định. Tuy nhiên, nếu không được quản lý tốt, thành phẩm tồn kho quá lâu có thể làm tăng chi phí lưu kho và rủi ro lỗi thời.
Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (Maintenance, Repair and Operating – MRO) bao gồm các vật tư, thiết bị, công cụ dùng để bảo dưỡng máy móc, dây chuyền sản xuất hoặc cơ sở hạ tầng. Mặc dù không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nhưng MRO lại góp phần đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra trơn tru, tránh gián đoạn do hư hỏng thiết bị.
Hàng tồn kho dự trữ là lượng hàng được lưu giữ nhằm phòng ngừa những rủi ro như thiếu hụt nguyên liệu, biến động giá cả hoặc tăng đột biến về nhu cầu thị trường. Đây là loại hàng tồn kho mang tính chiến lược, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh thị trường có nhiều biến động.
Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Khi được kiểm soát tốt, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng về quy trình nhập – xuất hàng hóa, giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, tránh gián đoạn và đảm bảo nguồn cung ổn định. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách khoa học:
Nếu nguyên vật liệu hoặc thành phẩm được lưu trữ trong kho quá lâu, chúng có thể bị hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc lỗi thời, gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Một người quản lý kho có kinh nghiệm sẽ biết cách sắp xếp, luân chuyển và xử lý hàng tồn kho hợp lý, giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ và hạn chế tối đa thất thoát.
Chi phí lưu kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kích thước, giá trị hàng hóa, điều kiện bảo quản (điện, nước, điều hòa, nhân công, v.v.). Việc lập kế hoạch chi tiết và dự trù trước các chi phí phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phân bổ nguồn lực, tối ưu quy trình nhập – xuất hàng và nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.
Tình trạng thất thoát nguyên vật liệu trong kho là vấn đề phổ biến tại nhiều đơn vị sản xuất, có thể do sai sót trong khâu vận chuyển hoặc gian lận của nhân viên. Việc quản trị hàng tồn kho chặt chẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ số lượng, chất lượng và thời điểm nhập – xuất của từng loại hàng hóa, từ đó kiểm soát được tình hình thực tế và giảm thiểu tổn thất không đáng có.
Khi có dữ liệu thống kê chính xác, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện sai lệch, cắt giảm lãng phí và đảm bảo dòng nguyên liệu phục vụ sản xuất luôn ổn định, góp phần tăng lợi nhuận.
Quản lý tốt hàng tồn kho không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn hỗ trợ đáng kể cho công tác bán hàng. Doanh nghiệp có thể theo dõi mặt hàng nào đang bán chạy, mặt hàng nào tồn đọng lâu để có chiến lược nhập hàng, sản xuất hoặc khuyến mãi phù hợp.
Khi hàng hóa được lưu thông hợp lý, doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng, giảm thiểu chi phí bảo quản và rủi ro giảm giá trị sản phẩm. Điều này không chỉ nâng cao doanh thu mà còn giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, tăng mức độ hài lòng của khách hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp trong quản lý.
Việc quản lý hàng tồn kho một cách khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ mà còn đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động liên tục, tránh gián đoạn sản xuất. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và quy mô kho vận, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn những phương pháp quản lý khác nhau nhằm đạt hiệu quả tối ưu.
Dưới đây là các phương pháp quản lý hàng tồn kho được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, cùng với phân tích ưu – nhược điểm cụ thể để doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng phù hợp.
FIFO là viết tắt của First In – First Out, nghĩa là hàng hóa nào được nhập kho trước sẽ được xuất ra trước. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các ngành có sản phẩm dễ hư hỏng hoặc có hạn sử dụng, như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm và hàng tiêu dùng nhanh.
Đảm bảo sản phẩm được luân chuyển liên tục, giữ được chất lượng hàng hóa tốt nhất.
Giảm thiểu rủi ro hàng tồn quá lâu, hết hạn hoặc lỗi thời.
Dễ triển khai trong các lĩnh vực cần kiểm soát hạn sử dụng nghiêm ngặt.
Cần thiết kế hệ thống kho hợp lý để hàng nhập trước có thể được xuất ra trước dễ dàng.
Không thích hợp với những mặt hàng có xu hướng tăng giá theo thời gian, vì có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận.
LIFO – Last In, First Out là phương pháp ngược lại với FIFO, nghĩa là hàng hóa nhập vào sau sẽ được xuất ra trước. Cách làm này thường áp dụng cho các ngành có sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu trữ như vật liệu xây dựng, kim loại, than đá,…
Giúp doanh nghiệp hạn chế tác động của biến động giá khi giá nguyên vật liệu tăng, nhờ xuất trước những lô hàng nhập sau có giá cao hơn.
Thích hợp với các loại hàng hóa bền vững, không yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt.
Đơn giản hóa quy trình xuất nhập đối với kho có khối lượng hàng lớn.
Có thể khiến hàng cũ tồn kho quá lâu, dẫn đến giảm chất lượng hoặc lỗi thời.
Không áp dụng được cho hàng hóa có hạn sử dụng ngắn.
Một số chuẩn mực kế toán quốc tế không chấp nhận phương pháp này.
Mã SKU (Stock Keeping Unit) là hệ thống nhận diện giúp doanh nghiệp phân loại và theo dõi từng sản phẩm trong kho thông qua mã số riêng. Mỗi mã SKU chứa các thông tin như chủng loại, kích thước, màu sắc, ngày nhập kho hoặc vị trí lưu trữ. Đây là phương pháp hiện đại, giúp việc quản lý kho trở nên minh bạch và chính xác hơn.
Hỗ trợ kiểm kê và truy xuất thông tin hàng hóa nhanh chóng, chính xác.
Tối ưu hóa không gian kho, giúp sắp xếp và phân loại hàng hóa khoa học.
Giảm thiểu nhầm lẫn khi nhập – xuất nhờ hệ thống nhận dạng rõ ràng.
Yêu cầu hệ thống phần mềm quản lý chuyên dụng để vận hành hiệu quả.
Doanh nghiệp cần thời gian đầu tư thiết lập ban đầu và đào tạo nhân sự sử dụng thành thạo.
>> Tham khảo: Quy trình quản lý kho và một số nguyên tắc quan trọng
Quản lý hàng tồn kho là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ lượng hàng hóa, đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra liên tục, tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng. Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn góp phần nâng cao năng suất và tối ưu hóa dòng tiền. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình quản lý hàng tồn kho mà doanh nghiệp cần nắm vững.
Bước đầu tiên và cũng là nền tảng của quản lý hàng tồn kho là lập kế hoạch và dự báo nhu cầu. Doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và đơn hàng dự kiến để xác định lượng hàng cần nhập, thời gian nhập, cũng như mức tồn kho an toàn. Việc dự báo chính xác giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng gây gián đoạn hoạt động hoặc tồn kho quá nhiều dẫn đến lãng phí chi phí lưu kho.
Sau khi xác định được nhu cầu, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và thực hiện quy trình mua hàng. Ở bước này, việc đánh giá chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và uy tín của nhà cung cấp là rất quan trọng. Khi hàng được nhập về kho, bộ phận kho cần kiểm tra kỹ lưỡng số lượng, chất lượng và chứng từ đi kèm để đảm bảo tính chính xác trước khi nhập kho chính thức.
Hàng hóa sau khi nhập cần được bảo quản và sắp xếp hợp lý trong kho. Việc bố trí khoa học giúp tiết kiệm diện tích, dễ dàng kiểm tra và xuất nhập. Doanh nghiệp nên áp dụng các phương pháp như FIFO (First In – First Out) hoặc LIFO (Last In – First Out) tùy theo đặc thù hàng hóa. Đồng thời, cần đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp để tránh hư hỏng, thất thoát hay giảm chất lượng sản phẩm.
Khi có yêu cầu từ bộ phận sản xuất hoặc đơn hàng từ khách hàng, hàng hóa sẽ được xuất kho. Việc xuất kho cần tuân thủ quy trình rõ ràng, có chứng từ hợp lệ để đảm bảo tính minh bạch. Mỗi lần xuất kho phải được ghi nhận chi tiết trong hệ thống nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác lượng hàng còn lại, đồng thời phục vụ cho việc kiểm kê và lập báo cáo sau này.
Để đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kê định kỳ. Việc kiểm kê giúp phát hiện sai lệch giữa số liệu thực tế và số liệu sổ sách, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Đây cũng là cách giúp đánh giá tình trạng hàng hóa, nhận diện những mặt hàng chậm luân chuyển hoặc sắp hết hạn để có hướng xử lý hợp lý, tránh thiệt hại cho doanh nghiệp.
Bước cuối cùng trong quy trình là phân tích và lập báo cáo tồn kho. Các báo cáo này cung cấp cái nhìn toàn diện về hiệu quả quản lý hàng hóa, tốc độ luân chuyển và giá trị hàng tồn. Từ dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định chiến lược như điều chỉnh kế hoạch mua hàng, tối ưu quy mô kho hoặc áp dụng công nghệ mới trong quản lý. Một hệ thống báo cáo tồn kho chi tiết, minh bạch chính là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả vận hành và lợi nhuận lâu dài.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành, mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và sự hài lòng của khách hàng. Trong bối cảnh thị trường ngày càng biến động, việc ứng dụng các phương pháp và công cụ quản lý hiện đại là yếu tố tiên quyết để doanh nghiệp phát triển bền vững. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý hàng tồn kho thông minh, linh hoạt và phù hợp với quy mô doanh nghiệp, INPA sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số và tối ưu quản trị
